Guia do Usuário A Interact Commerce Corporation agradece as seguintes pessoas por contribuir com exemplos de personalizações que foram incluídos em todo ou de forma modificada no ACT! 6.0 for Windows: Susan Clark, Brad Crumpecker, Michelle Crumpler, Brenda Dixon, Edward Kachinske, Terry Kasper, Bevan Wistar. Guia do Usuário do ACT! O software descrito neste documento é fornecido sob um contrato de licença e só pode ser utilizado em concordância com os termos do contrato. Aviso de direitos autorais Copyright © 2003 Interact Commerce Corporation, Uma divisão da Best Software. Todos os direitos reservados. Lançamento: 4/2003 ­ ACT! versão 6.0 para Windows. Localização para a língua portuguesa realizada por AnySoft Informática ­ sob a coordenação de Marcelo Leite. Este documento não pode, no todo ou em parte, ser copiado, fotocopiado, reproduzido, traduzido ou reduzido a nenhuma forma passível de leitura por máquinas ou meio eletrônico sem o consentimento prévio por escrito da Interact Commerce Corporation, 8800 N. Gainey Center Dr. #200, Scottsdale, AZ 85258. TODOS OS EXEMPLOS COM NOMES, NOMES DE EMPRESAS OU EMPRESAS QUE APARECEM NESTE MANUAL SÃO FICTÍCIOS E NÃO SE REFEREM, OU REPRESENTAM, EM NOME OU SUBSTÂNCIA, QUAISQUER NOMES, EMPRESAS, ENTIDADES OU INSTITUIÇÕES REAIS. QUALQUER SEMELHANÇA COM QUALQUER PESSOA, EMPRESA, ENTIDADE OU INSTITUIÇÃO REAL É MERA COINCIDÊNCIA. Todos os esforços foram feitos para assegurar a precisão deste manual. No entanto, a Interact Commerce não dá garantias quanto a esta documentação e se isenta de quaisquer garantias implícitas de comércio e adequações a determinado propósito. A Interact Commerce não deve ser responsabilizada por quaisquer erros ou danos incidentais ou conseqüenciais relacionados ao fornecimento, desempenho ou uso deste manual ou dos exemplos nele contidos. As informações neste documento estão sujeitas a alterações sem aviso prévio. Marcas comerciais ACT! é uma marca, registrada nos Estados Unidos e em outros países, de propriedade exclusivamente controlada pela Interact Commerce Corporation, uma divisão da Best Software, Scottsdale, AZ, USA. Outros nomes de produtos mencionados neste manual poder ser marcas comerciais ou marcas registradas de suas respectivas empresas e são de propriedade exclusiva de seus respectivos fabricantes. Impresso nos Estados Unidos da América. 10 9 8 76 5 43 2 1 INTERACT COMMERCE CORPORATION LICENÇA E GARANTIA DO ACT! AVISO: A INTERACT COMMERCE CORPORATION LICENCIA O SOFTWARE SOMENTE SOB A CONDIÇÃO DE QUE VOCÊ ACEITE TODOS OS TERMOS CONTIDOS NESTE CONTRATO DE LICENÇA. LEIA OS TERMOS COM ATENÇÃO ANTES DE CONTINUAR COM O PROCESSO DE INSTALAÇÃO, POIS AO PRESSIONAR O BOTÃO "ACEITO OS TERMOS" VOCÊ TERÁ INDICADO QUE CONCORDA COM OS MESMOS. SE VOCÊ NÃO CONCORDA COM ESTES TERMOS, PRESSIONE O BOTÃO "NÃO" DURANTE A INSTALAÇÃO PARA CANCELÁ-LA UMA VEZ QUE A INTERACT COMMERCE NESSE CASO NÃO LICENCIARÁ ESTE SOFTWARE A VOCÊ. SE VOCÊ NÃO CONCORDAR COM ESTES TERMOS, A INTERACT COMMERCE CORPORATION NÃO LICENCIARÁ O SOFTWARE PARA VOCÊ E, NESSE CASO, VOCÊ DEVERÁ DEVOLVER O PRODUTO COMPLETO COM UMA PROVA DE COMPRA AO FORNECEDOR DO QUAL O PRODUTO FOI ADQUIRIDO DENTRO DO PRAZO DE TRINTA DIAS A PARTIR DA COMPRA, E VOCÊ SERÁ REEMBOLSADO. USO DO SOFTWARE: O software que acompanha esta licença (o "Software") é de propriedade da Interact Commerce Corporation ou de seus licenciadores e está protegido pela lei de direitos autorais. Enquanto a Interact Commerce Corporation continuar a ser a proprietária do Software, você terá certos direitos para usar o Software depois da aceitação desta licença. Exceto se modificados por um adendo que acompanhe esta licença, seus direitos e obrigações a respeito do uso deste Software são: Você pode: i) usar somente uma cópia do Software em um único computador; (ii) fazer uma cópia do Software para fins de arquivo ou copiar o Software para o disco rígido do seu computador e guardar o original para fins de arquivo; (iii) usar o Software em uma rede, contanto que você tenha uma cópia licenciada do Software para cada computador que possa acessá-lo através da rede; (iv) depois de um aviso por escrito para a Interact Commerce Corporation, transferir o Software permanentemente para outra pessoa ou entidade, contanto que você não mantenha cópias do Software e que a pessoa ou entidade para a qual o Software for transferido esteja de acordo com os termos deste contrato; e (v) se uma única pessoa usar o computador no qual o Software esteja instalado pelo menos 80% do tempo, essa pessoa poderá também, depois de registrar o produto, usar o Software em um único computador doméstico. Você não pode: (i) copiar a documentação que acompanha o Software; (ii) fazer quaisquer cópias de todo ou parte do Software a não ser conforme expressamente permitido por este Contrato; (iii) sublicenciar, alugar ou arrendar qualquer parte do Software; (iv) fazer engenharia reversa, descompilar, desmontar, modificar, traduzir, fazer qualquer tentativa de descobrir o código-fonte do Software ou criar trabalhos derivados do Software; ou (v) usar uma versão ou cópia anterior do Software depois de ter recebido um conjunto de discos de substituição ou uma versão atualizada como substituição da versão anterior, a não ser que você doe uma versão anterior de uma versão atualizada para uma instituição de caridade à sua escolha, tal instituição concorde por escrito que ela será a única usuária final do produto, e que ela concordará com os termos deste contrato. A não ser que você doe uma versão anterior de uma versão atualizada, na atualização do Software, todas as cópias da versão anterior deverão ser destruídas. (vi) usar o ACT ou a marca ACT! como parte do nome de um de seus produtos, marcas ou nomes comerciais sem aprovação prévia, por escrito, da Interact Commerce. (vii) criar, comercializar ou distribuir aprimoramentos ou add-ons sem consentimento prévio, por escrito, da Interact Commerce. (viii) copiar qualquer parte da interface gráfica do usuário do ACT! para uso em qualquer produto sem o consentimento prévio, por escrito, da Interact Commerce. Você reconhece e concorda que: (i) A Interact Commerce ou seu licenciador são proprietários exclusivos de todos os direitos sobre o Software, incluindo todas os direitos de propriedades intelectuais existentes ou que venham a surgir; (ii) Você está de acordo com todos os termos e condições deste Contrato. (iii) Qualquer violação por você deste Contrato causará à Interact Commerce ou seu representante autorizado danos irreparáveis e dará a Interact Commerce o direito imediato e permanente de obter reparações e compensações. (iv) Qualquer disputa ou discussão sobre este Contrato será dirimida na justiça federal ou estadual apropriada, localizada em Phoenix Arizona. Você abre mão de quaisquer direitos de opção por uma outra jurisdição que não a do Estado do Arizona e o tribunal federal do Arizona. (v) Você teve oportunidade e tempo suficiente para ler e entender este Contrato antes de utilizar o Software. GARANTIA LIMITADA: A Interact Commerce garante que a mídia na qual o software é distribuído estará livre de defeitos por um período de trinta (30) dias a partir da data de entrega do software a você. Seu único recurso no caso de quebra desta garantia será o fato da Interact Commerce substituir, à escolha dela, qualquer mídia defeituosa devolvida à Interact Commerce dentro do período de garantia ou devolver a quantia paga pelo Software. A Interact Commerce não garante que o Software atenderá às suas necessidades, que a operação do Software será ininterrupta ou que o Software estará livre de erros. A GARANTIA ACIMA É EXCLUSIVA E SUBSTITUI TODAS AS OUTRAS GARANTIAS, SEJAM EXPRESSAS OU IMPLÍCITAS, INCLUINDO AS GARANTIAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDADE, ADEQUAÇÃO A UM DETERMINADO PROPÓSITO E NÃO VIOLAÇÃO. ESTA GARANTIA DÁ A VOCÊ DIREITOS LEGAIS ESPECÍFICOS. VOCÊ PODE TER OUTROS DIREITOS, QUE VARIAM DE ESTADO PARA ESTADO. ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE RELATIVA A DANOS: INDEPENDENTEMENTE DA POSSIBILIDADE DE QUALQUER RECURSO APRESENTADO NESTE DOCUMENTO FALHAR EM SEU PROPÓSITO ESSENCIAL, EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA A INTERACT COMMERCE SERÁ RESPONSÁVEL POR QUAISQUER DANOS ESPECIAIS, CONSEQÜENCIAIS, INDIRETOS OU SIMILARES, INCLUINDO QUALQUER PERDA DE LUCRO OU DE DADOS PELO USO OU PELA INCAPACIDADE DE USO DO SOFTWARE, MESMO QUE A INTERACT COMMERCE TENHA SIDO AVISADA DA POSSIBILIDADE DE TAIS DANOS. ALGUNS ESTADOS NÃO PERMITEM A LIMITAÇÃO OU EXCLUSÃO DA RESPONSABILIDADE POR DANOS INCIDENTAIS OU CONSEQÜENCIAIS, PORTANTO A LIMITAÇÃO OU EXCLUSÃO ACIMA PODEM NÃO SE APLICAR A VOCÊ. EM NENHUM CASO A RESPONSABILIDADE DA INTERACT COMMERCE CORPORATION EXCEDERÁ O PREÇO DE COMPRA DO SOFTWARE. As renúncias e limitações declaradas acima se aplicarão independentemente de sua aceitação do Software. DIREITOS RESTRITOS DO GOVERNO DOS EUA: LEGENDA DOS DIREITOS RESTRITOS. Todos os produtos e documentação da Interact Commerce são de natureza comercial. O software e a documentação do software são "itens comerciais", como o termo é definido em 48 C. F. R. §2.101, consistindo de "software comercial de computador" e "documentação do software comercial de computador", como tais termos são definidos em 48 C. F. R. §252.227-7014(a)(5) e 48 C. F. R. §252.227-7014(a)(1), e usados em 48 C. F. R. §12.212 e 48 C. F. R. 227.7202, como se aplicar. De acordo com 48 C. F. R. §12.212, 48 C. F. R. §252.227-7015, 48 C. F. R. §227.7202 até 227.7202-4, 48 C. F. R. §52.227-14, e outras seções relevantes de Código Regulamentações Federais, como se aplicar, o software e a documentação do software da Interact Commerce estão licenciados para os usuários finais do governo dos Estados Unidos com os mesmos direitos garantidos a todos os outros usuários finais, de acordo com os termos e condições contidos neste contrato de licença. O fabricante é a Interact Commerce Corporation, 8800 N. Gainey Center Drive #200, Scottsdale, Arizona, 85258, EUA. GERAL: Este contrato é regido pelas leis do estado do Arizona. Este contrato só pode ser modificado por um adendo de licença que acompanhe esta licença ou por um documento escrito que tenha sido assinado por você e pela Interact Commerce. Se você tem quaisquer dúvidas a respeito deste contrato, ou se você deseja entrar em contato com a Interact Commerce por alguma razão, escreva para: Interact Commerce Customer Sales and Service, 8800 N. Gainey Center Drive #200, Scottsdale, Arizona, 85258, EUA. Sumário Gerenciando Contatos com o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi Usando o ACT! no dia-a-dia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii Capítulo 1 Instalando e Iniciando o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Requisitos do Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Instalando o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Desinstalação do ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Obtendo assistência com o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Usando o sistema de Ajuda on-line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Usando outras fontes de informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Iniciando o uso do ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Criando um novo banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Convertendo um banco de dados de uma versão anterior do ACT! . . 7 Capítulo 2 Trabalhando com Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 A janela de Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Inserindo informações sobre um contato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Inserindo contatos na janela de Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Inserindo contatos na Lista de Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Inserindo notas sobre contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Anexando arquivos aos registros dos contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Localizando e classificando contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Localizando contatos e informações usando Procuras . . . . . . . . . . . Procurando contatos ativos ou inativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procurando eventos anuais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Localizando contatos usando palavras-chave . . . . . . . . . . . . . . . . . . Localizando contat ...