Guia do Usuário A Interact Commerce Corporation agradece as seguintes pessoas por contribuir com exemplos de personalizações que foram incluídos em todo ou de forma modificada no ACT! 6.0 for Windows: Susan Clark, Brad Crumpecker, Michelle Crumpler, Brenda Dixon, Edward Kachinske, Terry Kasper, Bevan Wistar. Guia do Usuário do ACT! O software descrito neste documento é fornecido sob um contrato de licença e só pode ser utilizado em concordância com os termos do contrato. Aviso de direitos autorais Copyright © 2003 Interact Commerce Corporation, Uma divisão da Best Software. Todos os direitos reservados. Lançamento: 4/2003 ­ ACT! versão 6.0 para Windows. Localização para a língua portuguesa realizada por AnySoft Informática ­ sob a coordenação de Marcelo Leite. Este documento não pode, no todo ou em parte, ser copiado, fotocopiado, reproduzido, traduzido ou reduzido a nenhuma forma passível de leitura por máquinas ou meio eletrônico sem o consentimento prévio por escrito da Interact Commerce Corporation, 8800 N. Gainey Center Dr. #200, Scottsdale, AZ 85258. TODOS OS EXEMPLOS COM NOMES, NOMES DE EMPRESAS OU EMPRESAS QUE APARECEM NESTE MANUAL SÃO FICTÍCIOS E NÃO SE REFEREM, OU REPRESENTAM, EM NOME OU SUBSTÂNCIA, QUAISQUER NOMES, EMPRESAS, ENTIDADES OU INSTITUIÇÕES REAIS. QUALQUER SEMELHANÇA COM QUALQUER PESSOA, EMPRESA, ENTIDADE OU INSTITUIÇÃO REAL É MERA COINCIDÊNCIA. Todos os esforços foram feitos para assegurar a precisão deste manual. No entanto, a Interact Commerce não dá garantias quanto a esta documentação e se isenta de quaisquer garantias implícitas de comércio e adequações a determinado propósito. A Interact Commerce não deve ser responsabilizada por quaisquer erros ou danos incidentais ou conseqüenciais relacionados ao fornecimento, desempenho ou uso deste manual ou dos exemplos nele contidos. As informações neste documento estão sujeitas a alterações sem aviso prévio. Marcas comerciais ACT! é uma marca, registrada nos Estados Unidos e em outros países, de propriedade exclusivamente controlada pela Interact Commerce Corporation, uma divisão da Best Software, Scottsdale, AZ, USA. Outros nomes de produtos mencionados neste manual poder ser marcas comerciais ou marcas registradas de suas respectivas empresas e são de propriedade exclusiva de seus respectivos fabricantes. Impresso nos Estados Unidos da América. 10 9 8 76 5 43 2 1 INTERACT COMMERCE CORPORATION LICENÇA E GARANTIA DO ACT! AVISO: A INTERACT COMMERCE CORPORATION LICENCIA O SOFTWARE SOMENTE SOB A CONDIÇÃO DE QUE VOCÊ ACEITE TODOS OS TERMOS CONTIDOS NESTE CONTRATO DE LICENÇA. LEIA OS TERMOS COM ATENÇÃO ANTES DE CONTINUAR COM O PROCESSO DE INSTALAÇÃO, POIS AO PRESSIONAR O BOTÃO "ACEITO OS TERMOS" VOCÊ TERÁ INDICADO QUE CONCORDA COM OS MESMOS. SE VOCÊ NÃO CONCORDA COM ESTES TERMOS, PRESSIONE O BOTÃO "NÃO" DURANTE A INSTALAÇÃO PARA CANCELÁ-LA UMA VEZ QUE A INTERACT COMMERCE NESSE CASO NÃO LICENCIARÁ ESTE SOFTWARE A VOCÊ. SE VOCÊ NÃO CONCORDAR COM ESTES TERMOS, A INTERACT COMMERCE CORPORATION NÃO LICENCIARÁ O SOFTWARE PARA VOCÊ E, NESSE CASO, VOCÊ DEVERÁ DEVOLVER O PRODUTO COMPLETO COM UMA PROVA DE COMPRA AO FORNECEDOR DO QUAL O PRODUTO FOI ADQUIRIDO DENTRO DO PRAZO DE TRINTA DIAS A PARTIR DA COMPRA, E VOCÊ SERÁ REEMBOLSADO. USO DO SOFTWARE: O software que acompanha esta licença (o "Software") é de propriedade da Interact Commerce Corporation ou de seus licenciadores e está protegido pela lei de direitos autorais. Enquanto a Interact Commerce Corporation continuar a ser a proprietária do Software, você terá certos direitos para usar o Software depois da aceitação desta licença. Exceto se modificados por um adendo que acompanhe esta licença, seus direitos e obrigações a respeito do uso deste Software são: Você pode: i) usar somente uma cópia do Software em um único computador; (ii) fazer uma cópia do Software para fins de arquivo ou copiar o Software para o disco rígido do seu computador e guardar o original para fins de arquivo; (iii) usar o Software em uma rede, contanto que você tenha uma cópia licenciada do Software para cada computador que possa acessá-lo através da rede; (iv) depois de um aviso por escrito para a Interact Commerce Corporation, transferir o Software permanentemente para outra pessoa ou entidade, contanto que você não mantenha cópias do Software e que a pessoa ou entidade para a qual o Software for transferido esteja de acordo com os termos deste contrato; e (v) se uma única pessoa usar o computador no qual o Software esteja instalado pelo menos 80% do tempo, essa pessoa poderá também, depois de registrar o produto, usar o Software em um único computador doméstico. Você não pode: (i) copiar a documentação que acompanha o Software; (ii) fazer quaisquer cópias de todo ou parte do Software a não ser conforme expressamente permitido por este Contrato; (iii) sublicenciar, alugar ou arrendar qualquer parte do Software; (iv) fazer engenharia reversa, descompilar, desmontar, modificar, traduzir, fazer qualquer tentativa de descobrir o código-fonte do Software ou criar trabalhos derivados do Software; ou (v) usar uma versão ou cópia anterior do Software depois de ter recebido um conjunto de discos de substituição ou uma versão atualizada como substituição da versão anterior, a não ser que você doe uma versão anterior de uma versão atualizada para uma instituição de caridade à sua escolha, tal instituição concorde por escrito que ela será a única usuária final do produto, e que ela concordará com os termos deste contrato. A não ser que você doe uma versão anterior de uma versão atualizada, na atualização do Software, todas as cópias da versão anterior deverão ser destruídas. (vi) usar o ACT ou a marca ACT! como parte do nome de um de seus produtos, marcas ou nomes comerciais sem aprovação prévia, por escrito, da Interact Commerce. (vii) criar, comercializar ou distribuir aprimoramentos ou add-ons sem consentimento prévio, por escrito, da Interact Commerce. (viii) copiar qualquer parte da interface gráfica do usuário do ACT! para uso em qualquer produto sem o consentimento prévio, por escrito, da Interact Commerce. Você reconhece e concorda que: (i) A Interact Commerce ou seu licenciador são proprietários exclusivos de todos os direitos sobre o Software, incluindo todas os direitos de propriedades intelectuais existentes ou que venham a surgir; (ii) Você está de acordo com todos os termos e condições deste Contrato. (iii) Qualquer violação por você deste Contrato causará à Interact Commerce ou seu representante autorizado danos irreparáveis e dará a Interact Commerce o direito imediato e permanente de obter reparações e compensações. (iv) Qualquer disputa ou discussão sobre este Contrato será dirimida na justiça federal ou estadual apropriada, localizada em Phoenix Arizona. Você abre mão de quaisquer direitos de opção por uma outra jurisdição que não a do Estado do Arizona e o tribunal federal do Arizona. (v) Você teve oportunidade e tempo suficiente para ler e entender este Contrato antes de utilizar o Software. GARANTIA LIMITADA: A Interact Commerce garante que a mídia na qual o software é distribuído estará livre de defeitos por um período de trinta (30) dias a partir da data de entrega do software a você. Seu único recurso no caso de quebra desta garantia será o fato da Interact Commerce substituir, à escolha dela, qualquer mídia defeituosa devolvida à Interact Commerce dentro do período de garantia ou devolver a quantia paga pelo Software. A Interact Commerce não garante que o Software atenderá às suas necessidades, que a operação do Software será ininterrupta ou que o Software estará livre de erros. A GARANTIA ACIMA É EXCLUSIVA E SUBSTITUI TODAS AS OUTRAS GARANTIAS, SEJAM EXPRESSAS OU IMPLÍCITAS, INCLUINDO AS GARANTIAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDADE, ADEQUAÇÃO A UM DETERMINADO PROPÓSITO E NÃO VIOLAÇÃO. ESTA GARANTIA DÁ A VOCÊ DIREITOS LEGAIS ESPECÍFICOS. VOCÊ PODE TER OUTROS DIREITOS, QUE VARIAM DE ESTADO PARA ESTADO. ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE RELATIVA A DANOS: INDEPENDENTEMENTE DA POSSIBILIDADE DE QUALQUER RECURSO APRESENTADO NESTE DOCUMENTO FALHAR EM SEU PROPÓSITO ESSENCIAL, EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA A INTERACT COMMERCE SERÁ RESPONSÁVEL POR QUAISQUER DANOS ESPECIAIS, CONSEQÜENCIAIS, INDIRETOS OU SIMILARES, INCLUINDO QUALQUER PERDA DE LUCRO OU DE DADOS PELO USO OU PELA INCAPACIDADE DE USO DO SOFTWARE, MESMO QUE A INTERACT COMMERCE TENHA SIDO AVISADA DA POSSIBILIDADE DE TAIS DANOS. ALGUNS ESTADOS NÃO PERMITEM A LIMITAÇÃO OU EXCLUSÃO DA RESPONSABILIDADE POR DANOS INCIDENTAIS OU CONSEQÜENCIAIS, PORTANTO A LIMITAÇÃO OU EXCLUSÃO ACIMA PODEM NÃO SE APLICAR A VOCÊ. EM NENHUM CASO A RESPONSABILIDADE DA INTERACT COMMERCE CORPORATION EXCEDERÁ O PREÇO DE COMPRA DO SOFTWARE. As renúncias e limitações declaradas acima se aplicarão independentemente de sua aceitação do Software. DIREITOS RESTRITOS DO GOVERNO DOS EUA: LEGENDA DOS DIREITOS RESTRITOS. Todos os produtos e documentação da Interact Commerce são de natureza comercial. O software e a documentação do software são "itens comerciais", como o termo é definido em 48 C. F. R. §2.101, consistindo de "software comercial de computador" e "documentação do software comercial de computador", como tais termos são definidos em 48 C. F. R. §252.227-7014(a)(5) e 48 C. F. R. §252.227-7014(a)(1), e usados em 48 C. F. R. §12.212 e 48 C. F. R. 227.7202, como se aplicar. De acordo com 48 C. F. R. §12.212, 48 C. F. R. §252.227-7015, 48 C. F. R. §227.7202 até 227.7202-4, 48 C. F. R. §52.227-14, e outras seções relevantes de Código Regulamentações Federais, como se aplicar, o software e a documentação do software da Interact Commerce estão licenciados para os usuários finais do governo dos Estados Unidos com os mesmos direitos garantidos a todos os outros usuários finais, de acordo com os termos e condições contidos neste contrato de licença. O fabricante é a Interact Commerce Corporation, 8800 N. Gainey Center Drive #200, Scottsdale, Arizona, 85258, EUA. GERAL: Este contrato é regido pelas leis do estado do Arizona. Este contrato só pode ser modificado por um adendo de licença que acompanhe esta licença ou por um documento escrito que tenha sido assinado por você e pela Interact Commerce. Se você tem quaisquer dúvidas a respeito deste contrato, ou se você deseja entrar em contato com a Interact Commerce por alguma razão, escreva para: Interact Commerce Customer Sales and Service, 8800 N. Gainey Center Drive #200, Scottsdale, Arizona, 85258, EUA. Sumário Gerenciando Contatos com o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi Usando o ACT! no dia-a-dia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii Capítulo 1 Instalando e Iniciando o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Requisitos do Sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Instalando o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Desinstalação do ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Obtendo assistência com o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Usando o sistema de Ajuda on-line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Usando outras fontes de informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Iniciando o uso do ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Criando um novo banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Convertendo um banco de dados de uma versão anterior do ACT! . . 7 Capítulo 2 Trabalhando com Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 A janela de Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Inserindo informações sobre um contato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Inserindo contatos na janela de Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Inserindo contatos na Lista de Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Inserindo notas sobre contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Anexando arquivos aos registros dos contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Localizando e classificando contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Localizando contatos e informações usando Procuras . . . . . . . . . . . Procurando contatos ativos ou inativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procurando eventos anuais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Localizando contatos usando palavras-chave . . . . . . . . . . . . . . . . . . Localizando contatos usando consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Classificando contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Imprimindo informações de contatos e grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 15 16 16 18 18 18 19 Obtendo informações de contatos na Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 v Capítulo 3 Trabalhando com Grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Vantagens e usos de grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Criando e duplicando grupos e subgrupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adicionando contatos a um grupo ou subgrupo . . . . . . . . . . . . . . . . . Inserindo notas, históricos e anexos aos grupos . . . . . . . . . . . . . . . . Associando e exibindo atividades e vendas em grupos . . . . . . . . . . . 24 25 26 26 Localizando informações sobre grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Reorganizando grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Capítulo 4 Agendamento e Gerenciamento de Atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Definindo Preferências . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Exibindo e imprimindo agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Agendando atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agendando atividades a partir do registro de um contato . . . . . . . . . Agendando atividades a partir da agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agendando atividades recorrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando uma série de atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exibindo e gerenciando suas atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabalhando com a Lista de Tarefas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Controlando eventos anuais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registrando atividades concluídas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 33 34 36 36 36 37 38 39 Sincronizando agendas do ACT! e Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Exibindo atividades do Outlook no ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Capítulo 5 Gerenciando Oportunidades de Vendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Entendendo o ciclo de venda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Criando uma oportunidade de vendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Previsão de venda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando o funil de vendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando gráficos de vendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registrando o resultado de uma oportunidade de venda . . . . . . . . . . 45 46 46 47 48 Capítulo 6 Usando o telefone e o fax com o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Usando a discagem do ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Requisitos para a discagem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Configurando a discagem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 vi Guia do Usuário Fazendo telefonemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Gerenciando seus telefonemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Usando o Identificador de Chamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Enviando faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Indicando seu software de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enviando um Fax Rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enviando documentos do processador de textos por fax . . . . . . . . . . Enviando relatórios por fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enviando catálogos de endereços e agendas por fax . . . . . . . . . . . . Usando o WinFax PRO com o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 53 53 54 54 55 55 Capítulo 7 Usando e-mail com o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Configurando seu sistema de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Configurando várias contas de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 A janela de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Trabalhando com e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Escrevendo e enviando e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recebendo e lendo e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gerenciando endereços de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando pastas para organizar mensagens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 61 63 65 65 Usando o ACT! com o Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Capítulo 8 Trabalhando com Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Especificando seu processador de textos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Usando o processador de textos do ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando cartas e memorandos para um contato . . . . . . . . . . . . . . . . Editando documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formatando documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ajustando margens da página, cabeçalhos e rodapés . . . . . . . Alterando atributos de fontes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formatando um parágrafo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inserindo quebras de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alterando opções de exibição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabalhando com modelos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificando modelos de cartas, memorandos e fax . . . . . . . . . . . . . Criando modelos de cartas, memorandos e faxes . . . . . . . . . . . . . . . Criando e enviando documentos para vários contatos . . . . . . . . . . . Modificando e criando modelos de etiquetas e envelopes . . . . . . . . . Aprendendo mais sobre modelos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 68 70 70 70 71 71 71 71 72 73 74 75 76 78 Usando a guia Biblioteca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Sumário vii Capítulo 9 Criando Relatórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Criando um relatório . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Personalizando relatórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entendendo as seções de um modelo de relatório . . . . . . . . . . . . . . Criando e modificando um modelo de relatório . . . . . . . . . . . . . . . . . Indicando quais dados aparecem no relatório . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 84 86 87 Capítulo 10 Sincronizando Dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Entendendo a sincronização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sincronização entre bancos de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sincronização com outros usuários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sincronizando através de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sincronizando através de pastas compartilhadas . . . . . . . . . . . Sincronizando através do modem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comparando métodos de sincronização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurando a sincronização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurando preferências de sincronização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurando a sincronização entre bancos de dados . . . . . . . . . . . Configurando a sincronização com outros usuários . . . . . . . . . . . . . . Sincronizando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enviando e aplicando atualizações de sincronização . . . . . . . . . . . . O que acontece quando você sincroniza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agendando a sincronização automática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 90 91 91 91 92 92 93 93 95 96 97 97 98 98 Planejando a sincronização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Capítulo 11 Administrando o Banco de Dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Usando uma senha para proteger seus dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Configurando um banco de dados para vários usuários . . . . . . . . . . 103 Adicionando usuários ao banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Verificando registros duplicados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Fazendo manutenção no banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Fazendo backup dos dados do ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fazendo backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Salvando uma cópia do banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Restaurando um banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 106 106 107 Capítulo 12 Importando e Exportando Dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Importando dados do ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Importando dados de outros programas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 viii Guia do Usuário Exportando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Capítulo 13 Personalizando o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Personalizando as janelas de Contatos e Grupos . . . . . . . . . . . . . . . Criando e modificando campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando e alterando layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando colunas em listas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando o ACT! para mais eficiência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando macros para automatizar tarefas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Executando uma macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tornando o processo de inicialização mais eficiente . . . . . . . . . . . . Acelerando procuras, consultas e classificação de dados . . . . . . . . Personalizando a barra de menus e a barra de ferramentas . . . . . . Personalizando a barra de Exibição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando a barra de ferramentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando e modificando teclas de atalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Executando outros aplicativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 114 116 117 118 118 119 119 120 121 121 122 122 123 123 Capítulo 14 Usando o SideACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Iniciando o SideACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Configurando preferências do SideACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Trabalhando com o SideACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registrando informações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marcando itens como concluídos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Movendo ou copiando itens para o ACT! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 127 128 129 Apêndice A Teclas de Atalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Teclas de Atalho de Uso Geral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Teclas de Atalho de Contatos e Grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . Teclas de Atalho da Lista de Contatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . Teclas de Atalho da Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Teclas de Atalho de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 133 133 134 134 Apêndice B Glossário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Sumário ix x Guia do Usuário Gerenciando Contatos com o ACT! Bem-vindo ao ACT!TM versão 6.0 para Windows ­ o único software necessário para gerenciar seus relacionamentos pessoais e comerciais. Com o ACT!, você pode manter registro de informações sobre as pessoas com quem faz negócios para dar a elas atenção especial ao mesmo tempo que gerencia de forma eficiente e expande seus negócios. Você pode registrar e controlar endereços, telefones, e-mail, compromissos, aniversários e muito mais. Com o ACT!, você pode escrever cartas ou faxes ou enviar mensagens de e-mail e manter um histórico com registros de todas as atividades realizadas para cada contato. Através deste guia, você aprenderá como usar as funções do ACT! para ajudá-lo a planejar seu dia e controlar seus contatos. Ele utiliza cenários do dia-a-dia para ajudá-lo a entender como o ACT! pode aumentar sua produtividade (os cenários estão indicados com sombreamento cinza). Você também obterá indicadores para consultar diretamente a Ajuda on-line e outros locais com informações adicionais. Para uma lista das novidades desta versão do ACT!, consulte a Ajuda on-line. xi Usando o ACT! no dia-a-dia O cenário a seguir será a base para os exemplos deste guia e o ajudará a entender como o ACT! pode ajudá-lo a realizar as tarefas do dia-a-dia. José Roberto é o proprietário e gerente de uma empresa de comércio de barcos e acessórios. Os negócios estão crescendo e o José Roberto precisa de uma forma melhor de gerenciar as tarefas do dia-a-dia, as informações dos clientes e fornecedores e as oportunidades de vendas. Em um dia normal, o José Roberto cota produtos com os fornecedores, faz pedidos de compra e agenda reuniões com possíveis compradores. O José Roberto quer, em um só lugar, ver todos seus contatos, manter um histórico dos pedidos e registrar preços de fornecedores para que possa de forma fácil analisar o relacionamento com seus contatos. Ele também precisa de um sistema onde ele possa organizar e ordenar seus contatos em grupos, tais como fornecedores, clientes ou até mesmo colegas de navegação. O José Roberto quer uma ferramenta que o permita: · exibir informações sobre as pessoas com as quais ele faz negócios ­ nomes, telefones, endereços e assim por diante. · agendar compromissos com pessoas, não importa se são reuniões de negócios, telefonemas para fornecedores ou consultas médicas. · manter um histórico dos pedidos que cada cliente fez. · organizar os contatos de diferentes maneiras para enviar cartas personalizadas e promoções. Ele atualmente usa uma agenda tradicional e o Microsoft Outlook, mas tem que copiar informações de um para o outro. Ele faz o acompanhamento das vendas usando o Microsoft Excel mas gostaria de ter as informações dos contatos, vendas e agenda de forma integrada. O José Roberto sabe que para fazer mais negócios, e fazer de forma eficiente, ele precisa usar vários métodos de comunicação com seus contatos. Ele procura um programa que possa atender às necessidades de Internet, e-mail, fax e telefone, para que possa atingir a mais pessoas e aumentar suas vendas. E o mais importante, o José Roberto quer uma ferramenta que possa crescer junto com as necessidades do seu negócio. Quando contratar mais pessoas, ele precisará que os novos funcionários também tenham acesso a todas as informações que ele tem. Ele pode querer criar relatórios especiais ou cartas de mala direta, ou ainda trabalhar com grupos de clientes em vez de individualmente. O José Roberto precisa de um sistema único para gerenciar seus negócios e melhorar seu relacionamento com os clientes. O José Roberto precisa do ACT!. xii Guia do Usuário 1 Instalando e Iniciando o ACT! Antes de instalar o ACT!TM versão 6.0 para Windows, certifique-se de que você tem o software e hardware necessário. Após a instalação, o ACT! converterá automaticamente seu banco de dados antigo para a versão atual. Você também pode criar um novo banco de dados. Durante a instalação você pode importar dados de outros programas, como o Microsoft Outlook, Palm Desktop, e outros, como descrito em Capítulo 12, "Importando e Exportando Dados". Durante o uso do ACT!, você poderá obter assistência acessando um ou mais itens descritos neste capítulo. 1 Requisitos do Sistema Para usar o ACT! versão 6.0 para Windows, você precisa do seguinte hardware e software: · Um computador IBM PC ou equivalente com um processador Pentium 133 MHz ou superior · · · Monitor de vídeo com resolução VGA ou superior Pelo menos 64 MB de RAM (mais memória aumenta a performance) Pelo menos 50 MB de espaço livre em disco para a instalação Além do espaço necessário para a instalação, você precisa espaço para pelo menos o dobro do tamanho do seu banco de dados. Este espaço será usado em certas funções, tais como backup. Por exemplo, se seu banco de dados contém 10 MB, você precisa de 20 MB de espaço em disco. Nota · · · · · · · · · · Unidade de CD-ROM Um mouse ou outro dispositivo apontador reconhecido pelo Windows Windows 98, Windows 2000, Windows Me, Windows NT versão 4.0 ou Windows XP Microsoft Internet Explorer versão 5.5 ou 6.0 Modem compatível com Windows (para discagem automática ou sincronização via modem) Impressora reconhecida pelo Windows Lotus Notes Mail 5.0; Microsoft Outlook 2000 ou 2002, Outlook Express 5.5 ou 6.0 e Internet e-mail (SMTP/POP3) Microsoft Word 2000 ou Word 2002 WinFax PRO 9.0 ou 10.0 Hardware telefônico compatível com Microsoft TAPI e com suporte a Identificação de Chamadas Novell NetWare versão 3.12 até 5.0 Rede Microsoft Sincronização com o Palm OS 3.0 ou superior O seguinte hardware é recomendado, mas não é obrigatório: O ACT! também suporta o seguinte software e hardware: As seguintes redes são compatíveis: · · · 2 Guia do Usuário Instalando o ACT! Você pode instalar uma única cópia do ACT! no seu computador para uso pessoal ou pode compartilhar informações usando uma rede local se outros usuários precisarem ter acesso aos mesmos dados (os usuários podem compartilhar bancos de dados mas cada pessoa deve ter uma cópia do ACT! em separado, legalmente adquirida; para mais informações consulte "bancos de dados: multiusuários" no índice da Ajuda.) Você pode compartilhar dados usando um processo chamado sincronização. A sincronização garante que todos os usuário tem acesso aos dados mais atualizados mesmo em localidades distantes. Para mais informações sobre sincronização, consulte o Capítulo 10, "Sincronizando Dados". Nota Se seu banco de dados foi criado com uma versão anterior do ACT!, reindexe o banco de dados antes de instalar o ACT! versão 6.0 para Windows. Para mais informações, consulte "Compactando e reindexando um banco de dados" na Ajuda da versão atual do ACT!. Para instalar o ACT! 1 Insira o CD do ACT! na unidade de CD-ROM. O programa de instalação é executado automaticamente. Na tela de instalação, você poderá instalar o ACT! e outros programas relacionados. Nota Se o programa de instalação não for iniciado automaticamente, clique duas vezes no ícone Meu Computador na área de trabalho do Windows. Localize a unidade de CD-ROM, clique duas vezes na letra da unidade e então clique duas vezes em SETUP.EXE. 2 3 Clique em Instalar o ACT!. Siga as instruções na tela. Durante a instalação, você será solicitado a digitar o número de série do ACT!, impresso no envelope do CD. Nota Você deve registrar o ACT! antes de criar ou abrir um banco de dados. Após registrar o ACT! você terá acesso a informações sobre atualizações. Instalando e Iniciando o ACT! 3 Desinstalação do ACT! Se necessário, você pode remover o ACT! do seu computador. Para desinstalar o ACT! · Clique no botão Iniciar do Windows, aponte para Programas, aponte para ACT! e clique em Desinstalar. Obtendo assistência com o ACT! Este guia irá ajudá-lo a iniciar o uso do ACT!. Ele fornece uma visão geral das funções e procedimentos para realizar operações básicas. Você também obterá indicadores para consultar diretamente a Ajuda on-line e outros locais com informações adicionais sobre operações avançadas. No guia do usuário, bem como na Ajuda, você é orientado a clicar na barra de Exibição, em botões da barra de ferramentas ou escolher comandos dos menus para executar operações. Em muitos casos, você pode criar atalhos ou comandos para acessar dados e concluir procedimentos. Você pode experimentar as diversas opções até encontrar a que mais lhe agrada. Usando o sistema de Ajuda on-line O Guia do Usuário indica palavras do índice remissivo da Ajuda que você pode usar para localizar mais informações sobre os recursos do ACT!. Por exemplo, você pode precisar mais informações sobre como exibir detalhes na Lista de Tarefas. O Guia do Usuário exibiria a seguinte tabela: Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. atividades: imprimindo: imprimindo suas agendas Neste exemplo, você digitaria a palavra "atividades" na guia Índice da Ajuda. Abaixo do título "atividades", você localizaria "imprimindo". Clicaria em "imprimindo" e então clicaria no tópico "imprimindo suas agendas". Em alguns casos, você verá um tópico geral, tal como "software de fax" que cobre diversos assuntos relacionados. Você também verá texto entre colchetes ([ ]) na tabela de referência da Ajuda, como em "Criando contatos [grupos]". Isto indica que existem dois tópicos separados na Ajuda, "Criando contatos" e "Criando grupos". 4 Guia do Usuário Você pode também encontrar informações nos Tópicos da Ajuda ou na guia Localizar. Você pode preferir métodos diferentes dependendo do que procura. Por exemplo: · · · · · A lista Tópicos da Ajuda exibe os itens como se fossem capítulos de um livro. Você pode procurar tópicos ou assuntos através do título. A guia do Índice Remissivo permite procurar tópicos ou subtópicos por palavras-chave. Se tiver dificuldade de localizar alguma informação, você pode usar a guia Localizar que oferece uma pesquisa de todas as ocorrências de uma palavra dentro do sistema da Ajuda. Muitos tópicos tem Tópicos Relacionados que exibem ícones com informações adicionais. Você pode encontrar soluções de problemas comuns e informações relacionadas procurando por "Solução de Problemas" no índice remissivo. Para acessar o sistema de Ajuda on-line · No menu Ajuda, clique em Tópicos da Ajuda. ­ ou ­ A partir da maioria das janelas e caixas de diálogo, pressione F1 no teclado. Para mais informações consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. ajuda: Sobre a Ajuda on-line Usando outras fontes de informação Se você não encontrar o que precisa na Ajuda, você pode acessar a base de dados de conhecimento do ACT! na site da Internet http://service.act.com. Você também pode contatar o suporte técnico conforme descrito na contracapa deste manual. Instalando e Iniciando o ACT! 5 Iniciando o uso do ACT! Você insere informações sobre os contatos, tais como endereços, atividades e notas, em um banco de dados do ACT!. O conjunto desta informações é chamado de registro do contato. Se você está usando o ACT! pela primeira vez e não está convertendo um banco de dados antigo do ACT!, você deve criar um novo banco de dados. Criando um novo banco de dados Você pode criar um banco de dados usando o comando Novo na barra de menus ou usando o Assistente de Configuração. O Assistente de Configuração exibe instruções passo a passo. Para mais informações, consulte "Assistente de Configuração" na Ajuda. A primeira vez que você criar um banco de dados você deverá inserir informações sobre você e sua empresa. As informações que você insere, tais como, seu nome, endereço e telefone, são inseridas no banco de dados e são chamadas de Meu Registro. O Meu Registro é o registro de contato do usuário do banco de dados. Cada usuário de um banco de dados tem um Meu Registro. O Meu Registro é usado como fonte das informações para mala direta e para agendamento de atividades com você mesmo. Para criar um banco de dados usando o comando Novo 1 2 3 4 No menu Arquivo, clique em Novo. Na caixa de diálogo Novo, selecione Banco de dados do ACT! e clique em OK. Na caixa de diálogo Novo banco de dados, insira um nome para o banco de dados e clique em Salvar. Na caixa de diálogo Meu Registro, insira suas informações e clique em OK, e então clique em Sim para confirmar. O Meu Registro será inserido como um contato no banco de dados. Você pode atualizar as informações a qualquer momento. Nota 6 Guia do Usuário Convertendo um banco de dados de uma versão anterior do ACT! O ACT! converte automaticamente um banco de dados de uma versão anterior quando você o abre. Você deve compactar, reindexar e fazer backup da versão anterior antes de abri-lo no ACT! 6.0. Considere o seguinte antes de converter seu banco de dados: · · · · · Você não pode compartilhar dados entre o ACT! 6.0 e uma versão anterior do ACT!. Grupos convertidos do ACT! 2.0 são automaticamente marcados como particulares no ACT! 6.0. Grupos convertidos do ACT! 3.0, 4.0 ou 5.0 não são alterados. Se você personalizou menus, barras de ferramentas ou atalhos em uma versão anterior do ACT!, as personalizações não estarão disponíveis no ACT! 6.0. Você não pode abrir um banco de dados do ACT! 6.0 com uma versão anterior do ACT!. Você deve converter o banco de dados do ACT! 6.0 para o ACT! 3.0, 4.0 ou 5.0. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. bancos de dados: convertendo de versões anteriores bancos de dados: criando solução de problemas: instalação Instalando e Iniciando o ACT! 7 2 Trabalhando com Contatos O elemento central do ACT! é o contato. Um contato é um parceiro de negócios, amigo, ou qualquer pessoa com quem você precisa manter contato. As informações sobre o contato ­ nome, endereço, telefone, empresa, etc. ­ representam um registro de contato, que é armazenado no banco de dados do ACT!. Tudo que você faz no ACT! está relacionado a um contato. Por exemplo, você pode inserir as informações que normalmente manteria em um arquivo no ACT! para que possa acessá-las facilmente. Além de nomes, endereços e telefones, você pode adicionar notas e dados de vendas e anexar documentos a um registro de contato. Nas seções seguintes, você aprenderá como inserir informações para os contatos, anexar documentos do processador de texto e localizar e imprimir dados dos contatos. 9 A janela de Contatos Quando você inicia o ACT!, você vê a janela de Contatos, que exibe informações sobre um contato. A janela de Contatos é dividida em duas seções e tem uma barra de Exibição, barra de ferramentas e guias, conforme a ilustração a seguir. 1 3 2 4 5 O que tem na janela de Contatos? Recurso 1 Barra de Ferramentas 2 Barra de Exibição 3 Para superior da janela 4 Parte inferior da janela 5 Guias 6 Botão do Layout de Contatos Função 6 Inclui ferramentas para acessar funções, tais como o processador de textos do ACT! ou relatórios. Contém botões que você pode usar para alterar os modos de exibição, por exemplo, para ver a lista de contatos. Inclui informações típicas de um cartão de visitas, como nome, endereço e telefone. Exibe informações relativas à guia selecionada. Permite a você exibir oportunidades de vendas, notas, atividades e executar tarefas relacionadas. Altera a aparência e os campos que a janela contém. 10 Guia do Usuário A barra de ferramentas e as guias são exibidas em todas as janelas do ACT!, embora existam diferenças dependendo da janela exibida. Inserindo informações sobre um contato Você pode adicionar contatos na janela de Contatos ou na Lista de Contatos. O ACT! salva automaticamente os novos contatos no banco de dados quando você move para um outro contato ou executa outra operação. Você pode tornar um contato "particular", o que significa que ninguém, nem o administrador do banco de dados, pode ver as informações do contato. Inserindo contatos na janela de Contatos Você pode adicionar contatos na janela de Contatos e agilizar a entrada de dados duplicando informações de um registro para outro. Para adicionar um contato na janela de Contatos 1 2 Na barra de ferramentas, clique em Novo Contato. Um registro em branco aparece. Complete os campos, pressionando TAB para mover entre os campos. Ao inserir informações de contato, você deve certificar-se de que o ACT! identifique corretamente o primeiro nome e o sobrenome do contato, assim como qualquer título, como "Dr." O ACT! usará essas informações na saudação quando você escrever cartas ou memorandos. Você pode editar os prefixos e sufixos na guia Nomes da caixa de diálogo Preferências. Nota 3 4 (Opcional) Clique no campo Contato e clique no botão Procurar (...) para alterar os detalhes do nome. (Opcional) Clique nos campos Telefone ou Fax, e clique no botão Procurar (...) para exibir uma caixa de diálogo onde você pode formatar números de telefone. Trabalhando com Contatos 11 Nota Quando você clica em um campo e um botão é exibido, o campo contém uma lista de opções. Você pode clicar no botão e selecionar um item da lista ou pode digitar uma ou duas letras e o ACT! preencherá o campo da lista. Os campos Empresa, Cargo, Departamento, Cidade e País adicionam automaticamente as entradas que você digita nas listas de opções. Para duplicar informações de contatos 1 2 Selecione o contato que você quer copiar. No menu Contato, clique em Duplicar Contato e clique ou em Duplicar dados dos campos-chave ou Duplicar dados de todos os campos. Para mais informações sobre campos-chave, consulte o Capítulo 13, "Personalizando o ACT!". 3 Clique em OK. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. informações de contatos nome do contato: saudações contatos: particulares inserindo: informações de contatos inserindo: telefones internacionais inserindo: acelerando a entrada de dados imprimindo: informações de contatos excluindo: registros de contatos Inserindo contatos na Lista de Contatos Após inserir informações de contatos, o ACT! cria a Lista de Contatos. Na Lista de Contatos você pode inserir ou alterar informações e adicionar ou classificar contatos. Para adicionar um contato à Lista de Contatos 1 2 Na barra de Exibição, clique em Lista de Contatos. Quando a lista de contatos for exibida, selecione Modo de Edição na lista de opções acima da primeira coluna. 12 Guia do Usuário 3 4 Na barra de ferramentas, clique em Novo Contato. Uma linha em branco aparece. Preencha os campos pressionando TAB para mover entre campos. Para classificar a Lista de Contatos · Clique no título de uma coluna. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. Lista de Contatos Lista de Contatos: localizando contatos Inserindo notas sobre contatos Você pode criar uma nota e registrá-la no registro do contato. Uma nota pode ser qualquer informação que não cabe em um campo na janela de Contatos. Para inserir uma nota em um registro de contato 1 2 Exiba o contato na janela de Contatos e clique na guia Notas/Histórico. Clique em Inserir Nota e digite o texto no campo Assunto. A nota é salva quando você clica fora do campo Assunto. Nota Você pode digitar quanto texto desejar no campo Assunto. Trabalhando com Contatos 13 Você pode excluir notas, conforme descrito na Ajuda. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. notas: inserindo em registros dos contatos Anexando arquivos aos registros dos contatos Para manter controle sobre os documentos associados aos contatos, você pode anexar arquivos, tais como planilhas, relatórios, cartas, memos e mensagens de e-mail a um registro de contato. Você pode também usar um scanner e anexar documentos, como recibos e notas fiscais, ao registro do contato. Nota Na guia Biblioteca, você pode vincular documentos ao contato e editá-los a partir do ACT!. Para mais informações, consulte "Sobre a guia Biblioteca" na Ajuda. Para anexar um arquivo no contato 1 2 3 Exiba o contato na janela de Contatos. No menu Contato, clique em Anexar Arquivo. Na caixa de diálogo Anexar Arquivo, localize o arquivo e clique em Abrir. Um arquivo anexado não é armazenado no banco de dados do ACT!, portanto não é enviado quando você sincroniza os dados com outro usuário e não é feito o backup desse arquivo quando você faz backup do banco de dados. Nota Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. arquivos: excluindo dos contatos e-mail: anexando mensagens a contatos 14 Guia do Usuário Localizando e classificando contatos Você pode classificar os contatos tanto na Janela de contatos, para exibi-los um de cada vez, quanto na Lista de contatos, para exibir todos os contatos em uma lista única. De qualquer forma, você pode localizar os contatos e informações que desejar, usando o critério que você especificar. Você também pode usar a função "Procurar" para localizar um contato rapidamente na Lista de Contatos. Para localizar um contato usando a função Procurar 1 2 Na Lista de Contatos, clique no título da colunas que você quer procurar, por exemplo, Empresa. Embora nenhum campo apareça, comece a digitar o que deseja localizar. Logo após começar a digitar, o campo Procurar será exibido acima da coluna selecionada e o registro mais parecido será localizado. O campo Procurar é fechado quando você clicar em um contato ou em qualquer outro local da tela. Localizando contatos e informações usando Procuras Você pode usar uma procura para localizar contatos. Uma procura é uma seleção de registros de contatos baseada em um critério especificado. Por exemplo, seria interessante criar uma procura para todos os contatos que trabalham na mesma empresa. Para localizar contatos usando um único critério de pesquisa 1 No menu Procurar, clique em um comando Procurar. A caixa de diálogo Procurar é exibida. Nota A caixa de diálogo Procurar não é exibida se você selecionar os seguintes comandos: Meu Registro, Todos os contatos, Palavra-chave, Anterior, Pelo exemplo, Diretório da Internet ou Registros Sincronizados. 2 No campo Procurar por, digite uma palavra ou selecione da lista e clique em OK. Quando os resultados da procura forem exibidos, você verá um contador de registros na barra de ferramentas na parte superior da janela de contatos. O contador de registros mostra o número total de registros e o registro que está sendo exibido. Trabalhando com Contatos 15 Se o resultado não for o desejado, você pode criar procuras mais sofisticadas e ampliar ou restringir sua procura. Se você quiser criar uma procura de contatos que não têm informações em comum, você pode "marcar" os contatos na Lista de Contatos e então criar uma procura dos registros marcados. Procurando contatos ativos ou inativos Você pode monitorar atividades com contatos baseadas na última modificação efetuada em seus dados, como uma alteração no endereço. O ACT! identifica estes contatos através da data da última modificação feita no contato, grupo, notas/histórico, vendas, e-mail ou anexos. Você pode procurar contatos ativos ou inativos por data, tipo de atividade e tipo do histórico. O José Roberto quer saber com quais de seus clientes ele teve menos contato desde que abriu o negócio em 1999. Ele está procurando contatos com quem agendou uma atividade, como um telefonema, e gerou um histórico, como uma oportunidade de venda, mas depois disso não teve mais contato. O José Roberto pretende restabelecer o relacionamento com estes clientes e gerar mais negócios. Para procurar contatos ativos ou inativos 1 2 3 4 No menu Procurar, clique em Contatos ativos ou inativos. Na lista Pesquisar, selecione Modificado ou Não Modificado e selecione um período. Marque uma ou mais opções em Pesquisar em, e clique em Localizar. Você pode restringir sua pesquisa selecionando um mais Tipos de Histórico. Procurando eventos anuais Você pode criar uma procura dos eventos anuais da semana atual, mês atual ou dentro de um determinado período. Para mais informações sobre eventos anuais, consulte "Controlando eventos anuais", no Capítulo 4. 16 Guia do Usuário Para procurar eventos anuais 1 2 3 No menu Procurar, clique em Eventos anuais. Na caixa de diálogo Pesquisa de Eventos Anuais, selecione um evento da lista Pesquisar. Em Período, selecione um conjunto de datas ou período e clique em Localizar Agora. Uma lista com nomes de contatos e datas é exibida. 4 Clique em Criar Procura para criar uma procura com os contatos. ­ ou ­ Clique em Imprimir Lista para imprimir uma lista dos nomes dos contatos. 5 6 (Opcional) Para exibir um determinado contato, selecione o contato na lista e clique em Ir para Contato. (Opcional) Para agendar uma tarefa para o evento, selecione um contato da lista e clique em Agendar Tarefa. A caixa de diálogo Agendar Atividade é exibida. Todas as atividades para eventos anuais aparecem como tarefas na agenda. 7 Clique em Fechar para sair ou clique em Nova Pesquisa para localizar outros eventos anuais. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. localizando: contatos usando procuras localizando: contatos na Lista de contatos procuras: contatos ativos ou inativos procuras: ampliando [refinando] marcando eventos anuais: criando procuras Trabalhando com Contatos 17 Localizando contatos usando palavras-chave Uma outra forma de localizar contatos é procurar por palavras-chave. Uma palavra-chave é uma palavra que aparece em qualquer lugar dentro de um banco de dados do ACT!. Esta é a forma mais poderosa de encontrar informações sobre os contatos. Você pode executar uma procura por palavra-chave a partir do menu Procurar. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. palavras-chave: localizando contatos usando palavras-chave: resultados da pesquisa Localizando contatos usando consultas Uma consulta é uma pesquisa que compara os contatos do banco de dados com múltiplos critérios que você especifica. Todos os contatos que correspondem aos critérios são exibidos na procura resultante. Consultas permitem a você localizar contatos que não podem ser encontrados usando os comandos do menu Procurar. Por exemplo, você pode criar uma consulta que localize todos os contatos de uma determinada cidade e que foram contatados depois de Janeiro de 1999 e que trabalham em duas empresas com as quais você faz negócios. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. consulta: criando consultas: criando avançadas Classificando contatos O ACT! automaticamente ordena os contatos alfabeticamente por empresa na janela de Contatos e na Lista de Contatos. Você pode usar a função Classificar para ordenar seus contatos por nome, sobrenome, cidade, telefone, e assim por diante. Você também pode classificar contatos baseando-se em mais do que um critério. Por exemplo, você pode classificar por cidade e dentro da mesma cidade por nome. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. classificando: contatos 18 Guia do Usuário Imprimindo informações de contatos e grupos Você pode imprimir informações de contatos a partir das exibições de lista ou das guias. A lista a seguir explica o que será impresso quando você clica na ferramenta Imprimir na barra de ferramentas. · · · · · · · Lista de Contatos ­ imprime a lista de contatos. Lista de Tarefas ­ imprime a lista de atividades. Guia Notas/Histórico na janela de Contatos ou Grupos ­ imprime notas, históricos e anexos para o contato ou grupo. Guia Atividades na janela de Contatos ou Grupos ­ imprime atividades agendadas com um determinado contato ou grupo. Guia Vendas na janela de Contatos ou Grupos ­ imprime oportunidades, vendas fechadas/ganhas e vendas perdidas para um determinado contato ou grupo. Guia Grupos na janela de Contatos ­ imprime grupos dos quais o contato participa. Para mais informações sobre Grupos, consulte o Capítulo 3, "Trabalhando com Grupos". Guia Contatos na janela de Grupos ­ imprime contatos associados ao grupo selecionado. Para mais informações sobre Grupos, consulte o Capítulo 3, "Trabalhando com Grupos". Para imprimir informações de contatos 1 2 Exiba a janela ou guia que você quer imprimir. No menu Arquivo, clique em Imprimir ou Imprimir . Você pode imprimir informações adicionais de grupos e catálogos de endereço conforme descrito na Ajuda. Trabalhando com Contatos 19 Obtendo informações de contatos na Internet Você pode acessar os Serviços do ACT! na Internet para exibir um site da empresa ou para obter informações e adicioná-las ao seu banco de dados. Usando o navegador do ACT!, você pode ir a sites da Internet e anexar páginas aos contatos, acessar sua lista de favoritos e salvar páginas da Internet para uso quando estiver desconectado. Para usar o Serviços da Internet, você precisa uma conta na Internet, um provedor de serviços e o Microsoft Internet Explorer 5.5 ou 6.0. Para acessar os Serviços da Internet · Na barra de Exibição, clique em Serviços da Internet. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. Serviços da Internet Serviços da Internet: ativando ou desativando Serviços de Diretório da Internet Internet: acessando links Páginas da Internet: adicionando aos favoritos Páginas da Internet: anexando aos contatos Páginas da Internet: salvando 20 Guia do Usuário 3 Trabalhando com Grupos Para simplificar o gerenciamento de contatos com informações similares, você pode organizar seus contatos em grupos. Um grupo é um conjunto de contatos que têm algo em comum, como trabalhar para a mesma empresa ou estar envolvido no mesmo projeto. Depois que os contatos estão organizados em grupos e subgrupos, você pode exibir atividades ou vendas associadas com os grupos. Você também pode anexar notas, históricos e arquivos aos grupos, da mesma forma que faz com contatos. 21 Vantagens e usos de grupos Você pode organizar contatos em grupos para trabalhar de forma mais eficiente. Você pode definir grupos como particulares, como família e amigos, e ninguém mais poderá vê-los. Nota O ACT! usa os termos contato e participante ao se referir a um contato associado a um grupo. A seguir, alguns exemplos de como usar grupos. · Crie um grupo com os dados da empresa e crie subgrupos para organizar os contatos por região, departamento ou filial. · · Crie um grupo para um gerente de conta e acompanhe informações de vendas e previsões para aquele representante. Use grupos para criar um conjunto de contatos com algo em comum, como para parceiros de golfe, possíveis clientes ou contatos pessoais. · Use grupos para identificar projetos ou campanhas. Por exemplo, você pode agrupar fornecedores e equipe interna trabalhando em um mesmo projeto. Para trabalhar com grupos · Na barra de Exibição, clique no botão Grupos. A janela de Grupos contém a maioria das funções da janela de Contatos e compartilha muitas de suas guias, como Notas/Histórico, Atividades e Vendas. 22 Guia do Usuário A ilustração a seguir exibe a janela de Grupos. Observe a lista de grupos à esquerda. Para exibir subgrupos · Clique no sinal de mais ao lado do nome do grupo. Para ocultar os subgrupos clique no sinal de menos. O ACT! inclui quatro layouts especiais para grupos que você pode escolher a partir do botão Layout de Grupo. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. janela de Grupos grupos: particulares imprimindo: informações de grupo Trabalhando com Grupos 23 Criando e duplicando grupos e subgrupos Você pode criar grupos e subgrupos e então criar novos grupos ou subgrupos duplicando o grupo existente. Se você excluir um grupo ou subgrupo, somente os grupos serão excluídos e não os contatos. Para criar um novo grupo 1 2 3 Na barra de Exibição, clique em Grupos. Na barra de ferramentas, clique na ferramenta Novo Grupo. Um registro em branco é exibido. No campo Nome do Grupo, insira um nome. Continue inserindo informações pressionando TAB para mover entre os campos. O ACT! salva automaticamente um novo grupo e o adiciona à lista quando você seleciona ou cria outro grupo. Depois de criar o grupo, você pode adicionar contatos a ele. Consulte "Adicionando contatos a um grupo ou subgrupo" neste capítulo. O José Roberto quer criar um subgrupo chamado "Marketing" dentro de um grupo que já existe no banco de dados. Ele pode agilizar o processo duplicando um registro de grupo que já tem o endereço e informações do contato. Quando ele duplica um grupo, ele tem a opção de duplicar apenas os dados dos campos-chave ou de todos os campos. Para duplicar um grupo 1 2 Selecione o grupo com as informações que você quer copiar. No menu Grupo, clique em Duplicar Grupo e clique em Duplicar dados dos campos-chave ou Duplicar dados de todos os campos. Para mais informações sobre campos-chave, consulte o Capítulo 13, "Personalizando o ACT!". 3 Clique em OK. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. grupos: criando: criando e excluindo grupos subgrupos: criando 24 Guia do Usuário Adicionando contatos a um grupo ou subgrupo Quando você cria um grupo ou subgrupo, você adicionar contatos. Você também pode adicionar contatos a vários grupos. Por exemplo, se você joga golfe com um distribuidor, você pode adicioná-lo ao grupo "Distribuidor" e ao grupo "Golfe". Você pode adicionar contatos a um grupo ou subgrupo a partir da janela de Contatos ou da Lista de Contatos, ou pode criar regras de participação em grupos. Uma regra de participação em grupo define condições sob as quais contatos são adicionados a grupos. Contatos com o critério correspondente são adicionado ao grupo quando você executa a regra. Um regra pode ser simplesmente adicionar todos os contatos com o campo tipo preenchido como "Fornecedor" a um determinado grupo. Você pode facilmente definir regras através do Assistente de Regras de Participação em Grupos. Para adicionar um contato a um grupo 1 2 Na janela de Grupos, clique na ferramenta Adicionar/Remover. Na caixa de diálogo Adicionar/Remover Contatos, selecione o nome do contato a adicionar e clique em Adicionar. Repita o processo para adicionar mais contatos. Os nomes dos contatos são movidos para a lista de participantes do grupo. Dica Você pode selecionar vários contatos de uma vez. Selecione contatos adjacentes mantendo a tecla SHIFT pressionada ao clicar; selecione contatos não adjacentes mantendo a tecla CTRL ao clicar em cada nome. 3 Ao terminar, clique em OK. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. grupos: adicionando contatos grupos: removendo contatos regras de participação em grupos subgrupos: adicionando contatos Trabalhando com Grupos 25 Inserindo notas, históricos e anexos aos grupos Você pode adicionar notas e históricos a um grupo ou subgrupo usando a guia Notas/Histórico. Você pode também anexar arquivos e mensagens de e-mail da mesma forma que faz com contatos. Isto é útil se você quiser que cada contato do grupo compartilhe a mesma informação. Por exemplo, se você tem um grupo de contatos e quer manter um histórico dos pedidos especiais em um único local, você pode inserir os pedidos com notas no grupo. Para inserir um nota para um grupo ou subgrupo 1 2 3 Na barra de Exibição, clique em Grupos e selecione o grupo desejado. Clique na guia Notas/Histórico e clique no botão Inserir Nota. No campo Assunto, digite o texto. Para informações sobre como anexar mensagens de e-mail, consulte o Capítulo 7, "Usando e-mail com o ACT!". Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. arquivos: anexando aos grupos filtrando: Notas na janela de Grupos e-mail: anexando aos grupos notas: atribuindo aos grupos Associando e exibindo atividades e vendas em grupos Quando você agenda uma atividade ou registra uma nova oportunidade de venda com um contato, você pode vincular, ou associar, aquela atividade a um grupo ou subgrupo. Assim você poderá exibir todas as atividades ou vendas associadas a um grupo. O agendamento de atividades e criação de oportunidades de venda são discutidos mais adiante neste manual. Nota Você não pode agendar uma atividade ou registrar um venda diretamente em um grupo ou subgrupo. 26 Guia do Usuário Para associar uma atividade a um grupo 1 Na janela de Contatos, clique na guia Atividades e clique duas vezes na atividade desejada. A guia geral da caixa de diálogo Agendar Atividade é exibida. 2 Na lista Associar ao grupo, selecione o grupo e clique em OK. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. grupos: atribuindo atividades grupos: filtrando atividades [vendas] grupos: exibindo atividades atribuídas Localizando informações sobre grupos Você pode localizar grupos de várias maneiras. · · · · Você pode criar um procura dos participantes de um grupo para executar funções como criar cartas para cada contato. Você pode usar a Procura de Palavra-chave para localizar um grupo baseado em uma palavra-chave. Você pode procurar grupos e subgrupos com determinados critérios, como todos os grupos do mesmo segmento localizados na América Central. Você pode procurar grupos que contenham um determinado campo em branco. Por exemplo, todos os campos com telefone em branco. Quando o ACT! localiza um ou mais grupos, ele cria um procura de grupos. Somente os grupos da procura aparecem na lista de grupos. Para localizar grupos usando uma procura 1 2 3 Na janela de Grupos, clique no menu Procurar, e clique em Outros campos. Na caixa de diálogo Procurar, selecione o campo na lista Procurar. No campo Procurar por, digite ou selecione uma palavra ou frase. Trabalhando com Grupos 27 4 (Opcional) Selecione Substituir procura, Adicionar à procura, ou Refinar procura e clique em OK. Pressione F1 para Ajuda sobre os campos ou terminologia. Dica Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. grupos: localizando grupos: procuras grupos: classificando Reorganizando grupos Você pode reorganizar os grupos para atender às suas necessidades. Você pode querer reorganizar grupos para: · · · "promover" um subgrupo para grupo quando ele crescer o suficiente para ser considerado um grupo. mover um subgrupo para um outro grupo. "rebaixar" um grupo para subgrupo quando ele não for grande suficiente para ser um grupo. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. grupos: reorganizando 28 Guia do Usuário 4 Agendamento e Gerenciamento de Atividades Com o ACT! é muito simples agendar atividades, tais como telefonemas, reuniões e tarefas, e acompanhar eventos anuais, tais como aniversários e datas especiais. Se você agendar atividades usando o Microsoft Outlook e o ACT!, você poderá visualizar sua agenda em qualquer dos dois programas. 29 Definindo Preferências Você pode definir preferências que facilitam o gerenciamento de atividades e agilizam o processo de agendamento. Por exemplo, você pode definir a duração padrão das atividades ou optar para que o sistema verifique automaticamente conflitos de horário nos agendamentos. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. preferências: agendas preferências: agendamento Exibindo e imprimindo agendas O ACT! inclui agendas Diária, Semanal e Mensal que você pode usar para agendar atividades ou exibir informações sobre uma atividade. O número de atividades agendadas aparece na barra de status, na parte inferior da agenda. Você pode exibir informações básicas sobre a atividade através de pop-ups ou pode selecionar uma atividade e exibir seus detalhes. Você também pode exibir o Minicalendário que apresenta três meses de uma só vez. A ilustração a seguir mostra os vários tipos de agendas do ACT!. 1 2 3 30 Guia do Usuário O que tem nas agendas? Recurso 1 Agenda Diária Função Exibe atividades agendadas em um único dia. O dia é dividido em intervalos de tempo. Barras verticais indicam que a atividade tem a duração maior do que um intervalo de tempo. Exibe sete dias de atividades agendadas. Cada dia é dividido em intervalos de tempo. Barras verticais indicam que a atividade tem a duração maior do que um intervalo de tempo. Exibe um mês completo de atividades agendadas. Barras horizontais, ou Faixas, indicam atividades com duração de vários dias. 2 Agenda Semanal 3 Agenda Mensal Quando você exibe a agenda, você pode exibir o dia, mês ou ano seguinte ou anterior, usando as ferramentas Voltar ou Mover Adiante na barra de ferramentas. Você pode definir atividades como "particulares". Desta forma, se outros usuários exibirem sua agenda, ninguém (incluindo o Administrador), verá estas atividades. Você pode imprimir a agenda, escolhendo a partir de vários formatos, tais como Avery, Day Runner e Day Timer, e pode especificar quais informações imprimir. Por exemplo, você pode querer imprimir somente reuniões com alta prioridade. Para exibir informações básicas sobre atividades · Usando o mouse, mantenha o ponteiro sobre uma atividade na agenda Diária, Semanal ou Mensal. Detalhes da atividade são exibidos, incluindo se a atividade é repetitiva, se tem alarme, se é particular e se foi concluída ou agendada a partir do Outlook. Reticências indicam que existem mais detalhes sobre a atividade. Você pode ver os detalhes clicando duas vezes na atividade. Para exibir e imprimir a agenda 1 2 3 Na Barra de Exibição, selecione qualquer agenda e clique na ferramenta Impressora. Na caixa de diálogo Imprimir, selecione o tipo de agenda na lista de Tipo de impressão. Selecione um formato de agenda a partir da lista de opções à esquerda. Agendamento e Gerenciamento de Atividades 31 4 5 6 7 8 Para indicar o que será impresso, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções da Agenda, selecione os itens a imprimir na caixa de Impressão. (Opcional) Para filtrar a saída da agenda, clique em Filtrar, e indique o tipo, prioridade, data e assim por diante. Clique em OK para fechar cada caixa de diálogo. Quando a caixa de diálogo Imprimir do Windows aparecer, clique em Imprimir. Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. agendas: usando as agendas agendas: imprimindo agendas: compartilhando com outros usuários agendas: pop-ups agendas: minicalendário agenda diária [semanal] [mensal] exibindo: agendas Agendando atividades Você pode usar o ACT! para agendar reuniões, telefonemas ou tarefas com contatos. Você também pode agendar atividades pessoais no Meu Registro, como por exemplo, um lembrete para marcar uma consulta médica. Você pode agendar uma atividade a partir de um registro de contato ou a partir da agenda e pode inserir descrições detalhadas. Você também pode ativar alarmes para lembrá-lo dos compromissos. Nota O ACT! pode lembrá-lo sobre os compromissos mesmo quando o programa não estiver aberto. Para mais informações, consulte o Capítulo 14, "Usando o SideACT!". 32 Guia do Usuário Agendando atividades a partir do registro de um contato Todas as atividades devem ser agendadas com um contato. Por exemplo, você pode agendar um telefonema com o contato digitando o horário, data e os detalhes a serem discutidos. Para agendar atividades a partir do registro de um contato 1 2 A partir da janela de Contatos, clique em agendar Telefonema, Reunião, ou Tarefa na barra de ferramentas. Na guia Geral da caixa de diálogo Agendar Atividade, insira as informações: · Selecione ou digite o horário. Na lista Hora, selecione Sem horário para agendar uma atividade que deve ocorrer em um determinado dia mas em qualquer horário. Nota Atividades sem horário aparecem na lista diária das agendas Diária, Semanal e Mensal. ativo). Agende atividades pessoais clicando no item Meu Registro na lista de Contatos. · Indique com quem a atividade será agendada (o padrão é o contato · Selecione ou digite a descrição no campo Assunto. Se você precisar de mais espaço, use a guia Detalhes. · Para ser lembrado sobre a atividade, selecione a opção Ativar Alarme. · Para agendar esta atividade para um outro usuário, clique no botão Agendar para/por. 3 Clique em OK. Quando você agenda uma atividade com um contato ou grupo, você pode anexar a atividade a uma mensagem de e-mail para notificá-los. Assim eles podem adicionar a atividade às suas agendas. Você também pode alterar, reagendar e excluir atividades. Agendamento e Gerenciamento de Atividades 33 Para mais informações, consulte os seguintes tópicos no índice da Ajuda ou pressione F1. agendando: preferências para agendando: atividades pessoais agendando: atividades: agendando atividades para outro usuário agendando: atividades: adicionando um novo contato ao agendar atividades concluindo: atividades alarmes reagendando atividades atividades: enviando e-mails de lembretes sobre atividades: verificação de conflitos para atividades: limpando Agendando atividades a partir da agenda Você pode agendar uma reunião a partir da Agenda Diária, especificar quando ela começará ou quanto tempo durará e então selecionar as pessoas com quem você irá se reunir. Você pode configurar as preferências para avisá-lo sobre conflitos de horários. Nota A partir da agenda, você pode agendar uma atividade com um novo contato e adicionar o contato ao seu banco de dados no mesmo momento. Para agendar uma atividade a partir da Agenda Diária ou Semanal 1 Na Barra de Exibição, clique em Agenda Diária ou Semanal. Uma agenda com intervalos de horário e uma pequena agenda mensal são exibidas. A agenda diária exibe a data de hoje, e a agenda semanal exibe as datas desta semana. 2 3 Na agenda pequena, clique na data na qual você deseja agendar uma atividade. Clique duas vezes sobre o horário que você deseja agendar a atividade. ­ ou ­ Coloque o ponteiro na hora em que a atividade será iniciada, pressione o botão direito do mouse e arraste o ponteiro até a hora em que a atividade será finalizada. A caixa de diálogo Agendar atividade é exibida. 34 Guia do Usuário 4 Insira as informações para agendar a atividade. · Selecione ou digite a data. · Selecione ou digite o horário. Na lista Horário, selecione Sem Horário para agendar uma atividade que você quer que ocorra em um determinado dia porém sem horário específico. Nota Atividades sem horário são exibidas na área de resumo das agendas Diária, Semanal e Mensal. · Selecione ou digite a duração. · Especifique com quem a atividade será agendada (o contato ativo é exibido automaticamente). Agenda atividades particulares clicando em Meu Registro na lista Contato.